Checklisten sind für mich eine große Erleichterung beim Planen und Umsetzen.

Ich nutze sie hauptsächlich für Anlässe, die von kurzer Dauer sind und sich wiederholen, beispielsweise Workshops oder Live Streams. Vor solchen Terminen habe ich viel Kram im Kopf und bin ziemlich nervös 😵‍💫. Dann ist es schön, wenn ich mein Nervensystem zumindest bei der Logistik entlasten kann.

Wie der Name schon sagt, sind Checklisten eine Auflistung von Punkten, die ich erledigen oder bedenken muss und dann einen Haken ✅ dran setzen darf.

Meine „deluxe-Version“ von Checklisten sind Mustervorlagen, ich nenne sie Steckbriefe. Sie sind ausführlicher als Checklisten. Vorgegebene Standardfelder fülle ich hier mit Text. Auch Steckbriefe helfen bei logistischen und technischen Details. Zusätzlich ermöglichen sie Klarheit bei der Rollen- und Aufgabenverteilung im Team.

Zwei Beispiele aus meinem Alltag:

LiveStreams
Als Projektleiterin nutzte ich Live Streams als Kanal der internen Kommunikation, um über den aktuellen Stand interner Prozesse zu informieren (übrigens mit sehr positivem Feedback!). Im Steckbrief zu den Live Streams fülle ich folgende Punkte aus: zeitlicher Ablauf, Rollen und Aufgaben (wer spricht vor der Kamera, wer moderiert, wer betreut den Chat, wer ist für die Technik zuständig, …) und technische Details (Telefonnummern, Live stream starten, …). Vor jeder Veranstaltung wurde der Steckbrief ausgefüllt und im Orga-Team geteilt.

Kofferpacken
Klingt gar nicht nach WissKomm? Nun, zum Alltag der Öffentlichkeitsarbeit gehört viel Reisen. Kofferpacken war für mich eine Qual und vermieste mir die Vorfreude. Deshalb stellte ich mir irgendwann eine Checkliste fürs Kofferpacken zusammen. Packen muss ich immer noch, aber es ist weniger nervig.
» Alltag erleichtert ✅
» Kopf frei für andere Dinge ✅

Durch Checklisten muss ich das Rad nicht jedes Mal neu erfinden.

Wichtig ist es, das Rad weiterzuentwickeln, also aus meinen Erfahrungen zu lernen und die Listen und Steckbriefe zu ergänzen, kürzen oder ändern.

Sich dafür die Zeit zu nehmen ist eine lohnende Investition, denn eine gut gepflegte Checkliste spart immer wieder Zeit!

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In meiner Serie #wisskommabc geht es um Werkzeuge, Themen und Kernelemente der strategischen Wissenschaftskommunikation und Erfahrungen aus dem Alltag.